ICH Q9 merupakan pedoman utama yang menyediakan prinsip dan contoh tools dalam implementasi Quality Risk Management (QRM) atau Manajemen Risiko Mutu yang dapat digunakan terhadap beberapa aspek mutu. QRM sendiri memiliki peran yang sangat besar dalam Pedoman EU GMP. Misalnya di dalam Pedoman EU-GMP Aneks 16 tentang Sertifikasi oleh Personel Terkualifikasi dan Pelulusan Bets, istilah “Manajemen Risiko” disebutkan sebanyak 6 kali. Dan di dalam draft terbaru Aneks 1 (Pembuatan produk Steril) istilah “Manajemen Risiko” disebutkan sebanyak 25 kali. Namun rujukan utama terletak di dalam Pedoman EU GMP, Bagian 1, Bab 1: “Untuk meningkatkan tujuan Mutu secara re…)liabel, diperlukan adanya rancangan komprehensif dan sistem yang diimplementasikan dengan benar oleh Pemastian Mutu yang berdasarkan Cara Pembuatan yang Baik, Pengawasan Mutu dan Manajemen Risiko Mutu. Hal ini perlu didokumentasikan dengan baik dan dimonitor efektivitasnya.
Selain GMP, prinsip Manajemen Risiko juga digunakan pada hal-hal berikut ini:
- Manajemen Penyimpangan dan CAPA
- Evaluasi Produk Cacat
- Pengendalian Perubahan
- Penentuan ruang lingkup dan sejauh mana aktvitas kualfikasi dan validasi dilakukan
- Proses sampling dna monitoring
- Pengkajian dokumen
Di dalam ICH Q9 terdapat penjelasan mengenai beberapa tools yang dapat digunakan dalam implentasi manajemen risiko dan prinsip kajian risiko. Manajemen Risiko Mutu biasanya dilakukan oleh tim yang terdiri dari beberapa bagian/disipli ilmu. Di dalam tim tersebut harus ada keterlibatan ahli yang sesuai dengan bidangnya.
Namun bagaimana inspektor melihat sistem ini di dalam konteks inspeksi GMP?
Jika perusahaan dapat menjelaskan bahwa ICH Q9 telah digunakan sebagai dasar dalam penetapan sistem Manajemen Risiko Mutu, maka hal ini yang akan digunakan oleh inspektor sebagai rujukan. Di lain pihak, inspektor dapat melakukan kajian terhadap:
- Integrasi antara sistem Manajemen Risiko Mutu di dalam Sistem Mutu
- Definisi Risiko
- Penetapan tim Manajemen Risiko
- Proses Pengambilan keputusan dan transparansi ketertelusurannya
- Implementasi action yang telah ditetapkan
- Hubungan dengan proses perbaikan berkelanjutan
Mari kita lihat penerapan QRM dalam surat peringatan yang dikeluarkan oleh FDA pada contoh di bawah ini
- Perusahaan Anda tidak menyediakan kajian risiko dalam mengevaluasi efek potensial penyimpangan pada mutu bahan aktif yang telah Anda kemas ulang dan luluskan
- Respon Anda tidak memadai karena Anda tidak menyediakan kajian risiko terhadap lot yang telah diuji dengan standar baku sekunder yang tidak terkualifikasi
- Strategi Anda hendaknya termasuk gambaran komprehensif mengenai akar masalah kurangnya integritas data, termasuk bukti bahwa ruang lingkup rencana aksi sepadan dengan temuan dan investigasi kajian risiko.
- FDA sangat merekomendasikan Manajemen perusahaan Anda segera mengambil kajian komprehensif terhadap semua aspek operasional, termasuk desain fasilitas, prosedur, personil, proses, material dan sistem.
- Hendaknya disediakan kajian terhadap risiko kontaminasi silang terhadap alur material (pelarut) dan dan tindakan perbaikan yang dilakukan sebagai hasil dari kajian risiko ini. Selain itu perlu disediakan kajian terhadap risiko kontaminasi terhadap bets lain yang masih belum kadaluarsa.
- Sebagai respon dari surat peringatan ini, perlu disediakan hal-hal berikut ini: (…) kajian risiko terkait dengan efek perubahan pemasok pada rantai distribusi bahan aktif
- Sebagai respon dari surat peringatan ini, diperlukan kajian komprehensif terhadap seluruh hasil yang tidak memenuhi syarat selama proses (…), termasuk akar masalahnya. Perluasan ruang lingkup kajian ini terhadap bets lain yang mungkin terpengaruh.
- Di dalam respon Anda tolong sediakan “Kajian Risiko terkini terhadap efek potensial kegagalan mutu produk. Kajian Anda hendaknya termasuk di dalamnya analisa risiko terhadap pasien yang disebabkan karena pelulusan produk obat yang telah dipengaruhi oleh kegagalan integritas data dan risiko potensial kegiatan operasional yang sedang berjalan.”